e-LOGOS

Liderando processos para transformar organizações em classe mundial.

O tema processos vem sendo discutido há muito tempo por diversos especialistas do mundo acadêmico e empresarial! Foram desenvolvidos vários métodos, metodologias e ferramentas que buscam transformar os negócios e gerar crescimento e lucro com a redução de erros, da burocracia e da baixa produtividade da mão de obra.

Mas, antes de avançarmos nos conceitos e desdobramentos do Gerenciamento de Processos de Negócios – BPM, permitam-me contar uma breve história sobre minha trajetória profissional nessa disciplina da Administração de Empresas.

Em 1974, trabalhando como mensageiro na Fundação Nacional de Material Escolar, uma organização pública, vi um trabalho de um consultor de O&M da Fundação Getúlio Vargas que apresentou soluções para melhoria das rotinas, fluxos e trabalho da organização. Ali, vi uma abordagem interessante de traduzir a forma de trabalho das equipes em modelos que pudessem ser analisados para apontar os problemas e identificar as soluções de forma estruturada.

Já em 1983 trabalhando na Xerox do Brasil importante multinacional do cenário internacional, atuando no Centro Administrativo Região Centro que gerenciava as filiais da região centro-oeste e filial belo horizonte pude perceber que todos os processos de negócios, de suporte e gerenciais eram literalmente traduzidos do inglês para o português, pois deveriam funcionar como música e alinhados às políticas administrativas, marketing, vendas,  comerciais e tecnológicas da Matriz do Brasil e dos Estados Unidos.     

O que pude contribuir foi gerar os fluxos dos processos de controladoria financeira, processo novo na unidade de Brasília!

Em 1984, me filiei ao Grupo de Estudos e Pesquisas de Organização e Métodos – GEPOM que congregava vários profissionais de importantes organizações, tais como: Caixa Econômica Federal, Correios, Banco Central, Prodasen, Serpro, Banco do Brasil entre outras. Em vários encontros debatia-se como O & M poderia contribuir para estruturar e aprimorar as organizações.

Em um dos eventos que participei me chamou a atenção uma apresentação da Shell Brasil do então Gerente de Métodos. Com apenas uma única transparência e de forma muito simples, concisa e inovadora mostrou os métodos e de como a empresa funcionava e era gerenciada para gerar resultados. Foi tão interessante que fui conhecer o escritório da empresa em Brasília.   

Em 1992, no SERPRO como Analista de Métodos e coordenado pelo Gerente da Conta Tesouro, realizamos um trabalho inovador no “Complexo SIAFI” que envolvia áreas da Secretaria do Tesouro Nacional e outras do SERPRO, onde havia na época problemas operacionais que precisavam ser enfrentados com uma metodologia prática para sua resolução definitiva.

Foi criado um grupo de trabalho com membros de todas as áreas sob coordenação do chefe de planejamento e avaliação da área de atendimento no SERPRO. A partir daí geramos então a Metodologia de Gestão de Processos – MGP que consistia simplesmente de envolver as pessoas responsáveis nas várias etapas dos processos críticos, identificar os problemas, apontar soluções, realinhar prioridades e ajustar os procedimentos para o sequenciamento efetivo das tarefas para o êxito do processo.

A ideia era construir redes de precedência para cada processo crítico e desenhar na ferramenta flowchart os fluxos aprovados nas reuniões de homologação. 

Essa pratica de gestão foi fundamental no futuro para a Superintendência de Negócios Administração Financeira vencer o 1º Prêmio Serpro da Qualidade.

Em 1994, a Diretoria de Operações do Serpro estava com um desafio importante designado pela Empresa a Reestruturação Operacional dos Centros de Processamento de Dados, de forma a centralizar em apenas três centros em Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro. Fui chamado para ajudar o grupo de trabalho designado do projeto e pude contribuir com a construção de uma única rede de precedência com todas a interações críticas, devidamente alinhadas por critérios técnicos.

Essa ferramenta forneceu uma visão geral do trabalho com as devidas interações das equipes envolvidas para realização just in time do trabalho.      

Em 2000, na Anatel pude contribuir junto com o grupo de implantação vencer o desafio era de organizar o trabalho de uma Agência recém-criada para regulamentar, controlar e fiscalizar. A metodologia e modelo de gestão escolhida foi a ISO 9001, que aponta necessariamente para existência de processos estruturados e alinhados a uma Politica e Manual da Qualidade. O resultado do projeto em três etapas foi a certificação inédita da Agência a nível mundial.

Nos próximos anos seguintes, surge uma abordagem interessante chamada Business Process Management – BPM (traduzindo Gerenciamento de Processos de Negócios), com vários projetos em organizações públicas e privadas. E nesta época havia o domínio da ferramenta ARIS com a promessa de  desenvolver e inovar os processos de uma organização.

No plano internacional emergiram vários autores de BPM com destaque para os autores e PHDs Geary A. Rummler e Alan P.Brache e Michael Hammer que realizaram estudos singulares que mostraram como os processos de negócios uma vez trabalhados de forma planejada podem ser redesenhados para um desempenho superior nas empresas.                       

Hoje percebe-se que ainda existe a necessidade e urgência de uma abordagem estratégica para modelar, redesenhar e automatizar processos de negócios, principalmente em organizações públicas e privadas no Brasil.

Raríssimas são as organizações que podem dizer que tem domínio pleno dos processos de negócios, quer exemplos: EMBRAER, Natura, Embraco, GERDAU, Petrobras, Vale.

Ora, porque isso acontece?

Será que é cultural? Será que não temos hábito de disciplina para projetar, redesenhar, documentar, implantar e gerenciar processos?   

E o que a falta da gestão dos processos prejudica minha organização? 

Lá no início, mostrei para vocês que na XEROX do Brasil tinha que haver disciplina e capacidade para realizar todos os processos de acordo com o planejado.

Também comentei que na Shell a simplicidade e coesão facilitou a implantação de processos.

Em um trabalho recente, fui designado para ajudar a desenvolver um Programa da Qualidade da Construção numa empresa importante de ferrovias do Brasil que precisava reverter os problemas sérios de apontamentos de órgãos de controle. Parecia impossível fazer alguma coisa, pois as experiências anteriores não funcionaram.

Desmentindo os incrédulos junto com a equipe de implantação conseguimos realizar um trabalho vigoroso de revisão da estrutura, definição de prioridades e redesenho de processos de contratação e fiscalização de obras e serviços de engenharia.

Qual foi o segredo então? Simplesmente uma liderança forte e inspiradora do Líder do Projeto o então Superintendente de Construção, Criação de uma metodologia para estruturar e implantar os instrumentos de gestão, capacitação dos gestores e designação de facilitadores das próprias equipes que aprenderam, aplicaram e melhoraram os seus respectivos processos.

Hoje as organizações modernas precisam identificar os “trabalhadores do conhecimento” para gerar resultados excepcionais no trabalho em equipe. 

Quais os ganhos das organizações modernas podem ter a partir do domínio dos seus processos de negócios?

  • Conhecimento ativo para manter ou rever o modelo de negócio;
  • Organização estruturada e ágil a partir de processos claros, simples e automatizados;
  • Tomada de decisão baseada em indicadores ativos para o desempenho corporativo;
  • Todos os processos são disponibilizados, simples, documentados, gerenciados, vivos e automatizados para gerar produtos de alta qualidade para os clientes; e
  • A organização do trabalho se baseia nos processos e focam o alto desempenho das pessoas.

Em suma uma boa gestão dos processos empresariais propicia:

  • Decisão Rápida e Ciclos de aprendizagem na aplicação e melhoria dos processos; 
  • Iteração e experimentação rápidas com maneiras diversificadas de padronizar o trabalho a partir das características de cada organização;
  • Orientação para o desempenho e transparência de dados e informações gerados pelos processos; e
  • Aprendizado contínuo na experiência da tomada de decisão orientada para a ação e pelo comportamento dos indicadores.           

 

“Todas as organizações podem entregar resultados melhores”

(Jim Collins)

 

A e-LOGOS pode lhe ajudar a governança dos processos da sua organização, por meio de uma metodologia única e customizada para gerar os resultados que sua organização necessita.

¬ Artigo escrito por Elysson Ribeiro

 

 

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