O que é uma burocracia?

Uma burocracia normalmente se refere a uma organização que é complexa com sistemas e processos de várias camadas. Esses sistemas e procedimentos são projetados para manter a uniformidade e o controle dentro de uma organização. Uma burocracia descreve os métodos estabelecidos em grandes organizações ou governos.

O sociólogo alemão Max Weber é considerado principal teórico do conceito de burocracia. Ele descreveu as características ideais das burocracias e forneceu uma explicação para o surgimento histórico das instituições burocráticas. De acordo com Weber, as características definidoras da burocracia a distinguem nitidamente de outros tipos de organização baseados em formas não legais de autoridade. Weber observou que a vantagem da burocracia é que ela é a forma de organização mais proficiente tecnicamente, possuindo expertise especializada, certeza, continuidade e unidade.

No entanto, as palavras burocracia e burocrata são geralmente consideradas e usadas e tem uma conotação negativa. A imagem da burocracia, geralmente transmite regras e regulamentos excessivos, falta de imaginação, falta de discrição individual, controle central e ausência de responsabilidade.

Quais as principais características da burocracia?

Comando e controle

As burocracias definem linhas claras de comando e controle. Organização Burocrática - autoridade é organizada hierarquicamente, com responsabilidade assumida no topo e delegada com discrição decrescente abaixo. A autoridade é a cola que une a diversidade e evita que as unidades exerçam uma discrição desenfreada na organização. No entanto, poucos aspectos da burocracia têm recebido tanta atenção adversa e crítica em relação ao papel da autoridade hierárquica, estrangulando os impulsos criativos necessários na inovação organizacional, por meio da delegação e autonomia.

Continuidade

A continuidade é outro elemento-chave do funcionamento da organização burocrática. A autoridade legal-racional necessita de regras e procedimentos uniformes para documentos escritos e comportamento oficial. Os documentos e arquivos de uma burocracia (ou seja, seus registros anteriores) fornecem-lhe memória organizacional, permitindo-lhe seguir procedimentos operacionais padrão e precedentes. No entanto, a continuidade também tem um lado disfuncional, levando as organizações a se comportarem de forma previsível e conservadora ou, pior talvez, apenas reflexivamente. A continuidade também pode levar a burocracia a repetir regularmente atividades que podem ser imprecisas e cujas imprecisões, portanto, se acumulam e pode impedir uma maior adaptação às novas demandas impostas as organizações modernas. 

Profissionalização

Profissionalização da administração, outro elemento básico da burocracia, requer um corpo de funcionários em tempo integral, cuja atenção seja devotada exclusivamente às suas responsabilidades administrativas. No governo, a profissionalização pertence ao corpo de servidores públicos cujos cargos geralmente foram obtidos por meio de provas de mérito. O serviço público às vezes é considerado um governo permanente, distinto dos políticos transitórios que servem apenas por um período limitado e ao prazer do eleitorado em sistemas políticos democráticos. Nas empresas e em outras organizações burocráticas não governamentais, há também um quadro profissional de gerentes. A profissionalização aumenta a expertise e a continuidade dentro da organização.

Regras

As regras são a força vital da organização burocrática, fornecendo uma base racional e contínua para procedimentos e operações. Os arquivos de uma organização fornecem o inventário de regras acumuladas. As decisões burocráticas e - acima de tudo - os procedimentos são baseados em regras e precedentes codificados. Embora a maioria das pessoas não goste de regras que as inibam, a existência de regras é característica da autoridade legal-racional, garantindo que as decisões não sejam arbitrárias, que os procedimentos padronizados não sejam facilmente contornados e que a ordem seja mantida. As regras são a essência da burocracia, mas também são a ruína dos líderes que desejam que as coisas sejam feitas do seu jeito instantaneamente.

Entretanto como sair de um modelo eminentemente burocrático onde grande parte de organizações públicas e privadas se encontram e com problemas de toda ordem, a exemplo de:

• Excesso de camadas ou níveis da estrutura organizacional;
• Tempo dedicado e gasto em “tarefas burocráticas” (por exemplo, preparando relatórios, participando de reuniões, atendendo a solicitações.);
• Burocracia, ritos e demora no processo de tomada de decisão;
• Ausência de autonomia para o pessoal de linha de frente;
• Poucas e quase nenhuma mudança significativa nos últimos dois anos.

Que caminho posso trilhar para simplificação da gestão?

As organizações precisam ser mais ágeis para se adaptar a mudanças contínuas e imprevisíveis. Precisamos nos livrar de alguns fundamentos tradicionais de gestão, porque eles não funcionam mais. Tornar-se uma organização ágil é introduzir novos princípios-chave nos lugares certos.

O mundo se tornou mais integrado, rápido e complexo. A velocidade do progresso tecnológico está crescendo exponencialmente e pequenos incidentes têm um impacto importante, inesperado e sem precedentes. As coisas estão em constante mudança. Planos e estratégias perdem força, pois são ultrapassados ​​e tornados obsoletos pela realidade.

As ferramentas antigas não são mais adequadas e suficientes para projetar uma organização ágil.

Como a administração está reagindo a esse novo ambiente de negócios? Estamos usando os mesmos instrumentos que adquirimos no século 20: melhoramos o planejamento e o controle - mas e se os planos ficarem obsoletos? Aumentamos ainda mais a eficiência e simplificamos as estruturas - mas como, então, as empresas podem gerar reações flexíveis? Promovemos a competitividade entre as unidades - mas como fazemos com que esses concorrentes confiem uns nos outros e cooperem? Por último, utilizamos as novas tecnologias de informação para envolver mais a gestão no trabalho operacional, centralizando assim o poder de decisão. No entanto, seguindo as demandas das circunstâncias alteradas, a questão, aqui, é novamente: Como podemos tomar decisões boas e rápidas sem realmente conhecer a situação »lá fora«?

Obviamente, teremos que mudar alguns de nossos paradigmas básicos. De acordo com uma pesquisa da McKinsey de 2015, 50% das empresas passam por mudanças estruturais significativas a cada dois ou três anos, mas as próprias empresas consideram menos de 25% dessas reformulações bem-sucedidas. Frequentemente, as mudanças falham completamente ou os novos conceitos já estão obsoletos quando finalmente implementados.

Como nos tornamos (mais) ágeis?

Embora não haja uma receita definitiva para a organização ágil, a liderança e os gerentes podem considerar os seguintes fundamentos:

Transparência radical e abertura

Nas organizações, apenas aqueles na »linha de frente« geralmente têm o know-how necessário para tomar decisões operacionais. No entanto, o que falta é a compreensão do contexto mais amplo, que normalmente é reservado para a gestão. Organizações ágeis resolvem esta situação instalando transparência radical: a compreensão do contexto amplo é para todos. Consequentemente, as pessoas na »linha de frente« (em vendas, serviço, produção) podem tomar decisões boas e rápidas.

Conectividade lateral e confiança

As organizações ágeis promovem a cooperação entre as unidades, construindo ligações entre elas. Isso inclui pessoas girando entre as unidades, trabalhando em equipes flexíveis e multifuncionais, colocando as equipes juntas, criando funções de »ligação«, etc., tornando assim mais fácil para as pessoas cooperarem, decidirem e agirem rapidamente. Evitam-se processos de decisão demorados por meio da escada hierárquica.

Uma cultura de »experimentar«

Processos de desenvolvimento e liberação longos e caros são obstáculos para organizações ágeis. Em vez disso, eles seguem uma abordagem de experimentar ideias rapidamente (»prototipagem«), com feedback curto e ciclos de adaptação. Ao fomentar uma cultura de »aprender com« em vez de »evitar erros«, as organizações ágeis aceleram a inovação - métodos como o Design Thinking mostram como fazer isso.

Foco no propósito e nas oportunidades

Como podemos garantir que a organização está indo na direção certa? Em vez de aderir a descrições de cargos abrangentes e detalhadas, os membros de organizações ágeis são guiados coletivamente por um propósito e visão inspiradores, bem como por alguns princípios fundamentais e um entendimento comum das oportunidades de negócios que desejam buscar.

Uma nova função para a gestão

Em organizações mais ágeis, a gestão tem um papel diferente. Ele se concentra na organização da comunicação, acesso à informação, rede lateral e um propósito comum. O novo lema é: »olhos no - mãos fora« - para ficar de olho no que está acontecendo sem se envolver em todos os detalhes operacionais.

Tornar-se mais ágil é um processo de mudança

Organizações ágeis são baseadas na autonomia e responsabilidade de seus membros. Mas não funcionará simplesmente ao »abandonar« a autoridade e o poder da gestão sem criar a estrutura e as condições necessárias na organização, bem como uma compreensão ampla e as competências necessárias das pessoas.

Tornar-se mais ágil é um processo de mudança passo a passo de implementação dos elementos descritos acima. A nova cultura deve refletir-se neste processo de mudança: uma ideia clara desde a gestão e compreensão do seu novo papel, abertura, amplo envolvimento dos colaboradores e uma lógica de experimentação de novas formas de trabalho, avaliação a curto prazo e melhoria contínua.

A e-LOGOS pode lhe ajudar na jornada de evolução para sua organização tornar-se mais ágil para enfrentar os desafios contemporâneos.

¬ Artigo escrito por Elysson Ribeiro.